Wij verwerken graag uw administratie zodat u de tijd heeft voor uw eigen onderneming. Mocht u zelf uw administratie willen bijhouden via uw eigen boekhoudpakket of via online boekhouden kan dat uiteraard. Met ons kunt u alle kanten op!

Administratie op orde?

Het is van groot belang dat u op een juiste manier vastlegt wat er in uw onderneming gebeurt. Een goed ingerichte en bijgewerkte administratie biedt namelijk meer dan alleen inzicht in de bezittingen, schulden, kosten en opbrengsten van de onderneming.

Denk aan:

Een administratie helpt bij het signaleren van nieuwe ontwikkelingen. Zo kunt u als ondernemer tijdig inspringen op veranderingen en de juiste beslissingen nemen op het juiste moment.
Geen nare verrassingen als fiscale naheffingen.
Wettelijk verplichting om een goede administratie bij te houden en te bewaren.

Januari en februari zijn zeer geschikte maanden om over te stappen met uw administratie en/of jaarwerk!

Factuureisen

Eisen aan uw administratie

Volgens de wet bent u verplicht om een administratie bij te houden en minimaal 7 jaar te bewaren. Onder andere voor uw belastingaangifte. Hieronder een overzicht van de eisen die de wet aan uw administratie stelt.

Hoe lang moet u uw administratie bewaren?

Iedere ondernemer is wettelijk verplicht de administratie 7 jaar te bewaren. Het gaat dan in ieder geval om basisgegevens als:

het grootboek;
de debiteuren- en crediteurenadministratie;
de voorraadadministratie;
de in- en verkoopadministratie;
de loonadministratie (bij personeel).

Gegevens van een eigen pand moet u 10 jaar bewaren. Lees meer over de bewaartermijn voor de Belastingdienst

Administratie van omzetbelasting (btw)

Uw administratie is de basis voor uw btw-aangifte. Houd daarvoor het volgende bij:

facturen die u uitschrijft;
facturen die u betaalt;
uitgaven en ontvangsten;
privégebruik van goederen en diensten.

Wat hoort er allemaal bij uw administratie?

Alle gegevens over uw onderneming die u vastlegt op papier of in digitale vorm, horen bij uw administratie. Voorbeelden hiervan zijn:

kasadministratie (ook kladaantekeningen) en kassabonnen
financiële aantekeningen, zoals het inkoop- en verkoopboek
tussentijds gemaakte controleberekeningen
ontvangen facturen en kopieën van verzonden facturen
bankafschriften
contracten, overeenkomsten en andere afspraken
agenda’s en afsprakenboeken
correspondentie
software en databestanden

Veel van de gegevens die nodig zijn voor het voeren van een bedrijf, worden allereerst digitaal vastgelegd. Het gaat hierbij niet alleen om de bestanden van de financiële administratie. Denk bijvoorbeeld ook aan de zakelijke agenda die u bijhoudt met uw mobiele telefoon of Persoonlijke Digitale Assistent (PDA). Of aan de verkoopgegevens die u registreert met een afrekensysteem, een eenvoudige kassa of Point of Sale-systeem.

Veel afrekensystemen voldoen niet aan onze eisen. Laat u daarom bij de aanschaf van een afrekensysteem goed adviseren. Lees de brochure ‘Uw bedrijf en het afrekensysteem’ voor meer informatie. U kunt deze Brochure downloaden. Steeds meer administratie, maar ook delen van het bedrijfsproces (zoals verkoop via een webwinkel) gaan via internet. Ook deze gegevens behoren bij uw administratie!

Ook als u gegevens, direct of later, op papier afdrukt moet u de gegevens digitaal blijven bewaren.

Tip!

Houd een urenadministratie bij van hoeveel uren u en eventueel uw fiscale partner aan de onderneming besteden. Sommige aftrekposten voor de inkomstenbelasting (de zelfstandigenaftrek en de meewerkaftrek) zijn namelijk afhankelijk van het aantal uren dat u aan de onderneming besteedt.

Eisen aan facturen

Facturen zijn de basis voor uw omzet en de berekening van de btw. De Belastingdienst gebruikt uw facturen om te bepalen hoeveel btw u moet betalen. Daarom zijn er wettelijke eisen aan wat u op een factuur zet, wanneer u ze verstuurt en aan wie.

Wat moet ik op mijn facturen zetten?

De eisen aan elektronische facturen zijn hetzelfde als die voor papieren facturen. Op uw factuur zet u:

de factuurdatum;
een uniek factuurnummer (nummer uw facturen doorlopend en opeenvolgend);
uw btw-nummer;
uw kvk-nummer;
naam en adres van uw bedrijf;
naam en adres van uw klant;
een omschrijving, de hoeveelheid en de aard van het product of dienst die u heeft geleverd;
de datum waarop de levering of dienst heeft plaatsgevonden of is voltooid, of de datum waarop een vooruitbetaling is gedaan als die anders is dan de factuurdatum;
de prijs exclusief btw en inclusief btw;
het te betalen bedrag aan btw.

Van elke factuur die u verstuurt, moet u een kopie bewaren in uw administratie.

Btw-nummer van buitenlandse klant

Als u levert aan een klant uit een andere lidstaat van de EU, dan vermeldt u op uw factuur ook het btw-nummer van uw klant. Soms geldt er een regeling waardoor uw klant de btw betaalt. Vermeld dat dan ook op uw factuur.

Wanneer moet ik de factuur versturen?

U moet uw factuur versturen voor de 15e van de maand ná de maand waarin u uw product of dienst heeft geleverd. Bijvoorbeeld: u geeft op 23 juni een bedrijfstraining, dan verstuurt u de factuur voor 15 juli.

Aan wie stuur ik een factuur?

Voor particulieren hoeft u geen factuur te maken, bijvoorbeeld als iemand bij u in de winkel een jurk koopt. Zijn uw klanten andere ondernemers, dan moet u wel een factuur sturen. Meer informatie? Lees de uitgebreide informatie over factureren op de website van de Belastingdienst.

Verwerken administratie